为使内蒙古青基会公文管理工作规范化、制度化、科学化，切实提高公文质量和公文处理的效率，根据《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）、《内蒙古自治区团委机关公文发文和运转管理办法》(内团办发﹝2018﹞55号)等有关规定，结合内蒙古青基会实际情况，制定本办法。

一、公文的处理

（一）内蒙古青基会公文处理工作由办公室和各部门具体承担。

（二）内蒙古青基会行文要注重效用，少而精；公文处理和运转的基本原则是准确、及时、高效、保密。

二、公文的起草

（一）内蒙古青基会公文的起草，由办公室负责，根据各部门工作需要起草。起草重要公文，应由各部门负责人亲自动手或亲自指导，出稿后经办公室把关报秘书长审核。

（二）起草公文必须符合党的路线、方针、政策，遵守国家的法律、法规和内蒙古青基会章程。

（三）起草公文应当准确、全面反映工作意图，符合共青团工作和青少年工作实际，提出的政策措施要切实可行，同时要体现工作的连续性，不得与已发有关文件矛盾或抵触。

（四）起草公文要征求有关职能部门的意见。联合行文，要征求各联名机关的意见或由联名机关共同起草。在未取得一致意见时，不得擅自行文。

（五）起草公文要开门见山、观点鲜明，条理清晰、结构严谨，表述准确、篇幅简短。人名、地名、数字、时间要准确，标点符号使用要恰当。文内需使用简称的，一般应当先用全称，并注明简称。引用党和国家的有关政策、法律、法规及领导人的重要讲话时，必须仔细核对，做到准确无误。

（六）起草公文语言要规范，文字要简明通畅。一般不用修饰性语言，不得使用口语、土语、俚语以及冷僻字，不能生造词句。

（七）起草公文要根据实际情况和有关要求正确选择文种，确定文件发布形式。

（八）起草公文要符合公文的基本格式，各部门在公文起草过程中，严格按照《国家公文处理管理办法》和自治区团委办公室印发的《公文及信息稿写作常用小知识八则》的公文格式要求，起草相关公文。

（九）拟下发的公文在起草完成送办公室审核时，应当使用统一的文件发文单。要按照发文单中规定的项目，如部门审稿意见、拟稿人、公文标题、印数等，逐项填写。凡未附发文单的公文，办公室不予核稿。

三、公文的核稿

（一）为确保公文质量，凡内蒙古青基会正式公文，在送秘书长审批和签发之前，均应由各部门负责人核稿后报办公室审核。部门负责人作为文稿第一责任人，要严把文稿质量关。

（二）公文审核的主要内容：

1.是否确需发文；

2.文种的选择是否适当；

3.公文的格式是否符合要求，秘密等级、缓急时限、发送范围等规定是否合理；

4.标点符号是否规范；

5.文字表述是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范；

6.内容是否符合党和国家的方针、政策以及法律、法规、基金会章程，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关文件相衔接；

7.内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致。

四、公文的签发

（一）以内蒙古青基会名义下发的公文，经部门负责人核稿、分管副秘书长审核后，由办公室进行发文审核并送交秘书长审核、签发（批）。

（二）因工作需要以内蒙古团委名义制发的请示、报告、电报以及重要的公函和普发文件，有关外事工作的请示、报告，由秘书长审核经团委办公室审核报分管书记签发，重要的由书记签发。

（三）公文的内容涉及有关部门（单位）的工作范围和职权的，应经过会签后行文。以内蒙古青基会为主的联发文件，会签工作一般由起草文件的部门负责，由秘书长审签；外单位来文会签，由办公室对接部门负责人、分管副秘书长审核后，由秘书长审签。

五、公文的印制

（一）凡以内蒙古青基会名义发出的文件和信函，由秘书长签发后，责任部门须在办公室编号登记后，进行印发，各部室应将签发稿与正式文件一式三份交办公室归档，电子版同时提交办公室保存。

（二）印制公文要遵守时限要求，保证质量，做到用纸规范，字体适当，文字清晰。

（三）送印公文文稿必须先由办公室编发文序号。公文印制份数，由拟文单位与办公室有关部门协商确定。印制公文要严格按照规定的格式印制。

（四）印制公文应当严格遵守保密规定。印制涉密文件应当严格按照限定份数印制，不得多印，有密级的公文不得擅自留存。印刷废页要及时销毁。

（五）凡不按上述手续办理的文件，一律不可印发。

六、公文的送发

内蒙古青基会公文的送发工作由办公室负责。公文送发前，应按拟稿时规定的发送单位和份数逐一核对，防止错发和漏发。急件、机密件送发前应当进行登记。急件、特急件必须按规定的时限发出或者送达。凡带密级的公文须经过团委机要交通（通信）传递。

七、公文的办理

（一）办文人员对收到的来文、来电要在当日进行分类登记。登记公文要将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。

（二）凡注明各部室、单位收的信件，由办公室签收、登记、编号后，工作人员在半日内分送到各部室。转交信件不拆封，办公室办理登记手续后直接转交。急件要注明签收的具体时间。

（三）急件、请示、报告件要随到随办。收到请示、报告后，由办公室提出分处意见后送分管领导阅批。对领导批示后的请示、报告件，按领导批示意见办理。

（四）其它公文，由办公室负责人提出分处意见，呈分管副秘书长或秘书长阅批，并按领导批示要求办理。

（五）对上级领导和本级领导的批文，由办公室工作人员转秘书长，由秘书长督促各部室完成相关工作。

（六）本级领导和各部室同志参加上级机关召开的会议带回的重要文件，要及时交办公室登记，统一保管，如工作需要，再履行借阅手续。

（七）需要传达的文件，应根据文件的阅知范围和领导批示，由相关部室负责传达。向全体党员传达的文件，由学习委员负责。

（八）办公室负责对公文的承办情况进行督促检查。对紧急或重要公文要及时催办，对一般公文要定期催办，并及时反馈办理情况。

八、公文的传阅

（一）传阅文件要严格登记手续，时刻掌握文件去向，避免漏传、误传、延误和丢失。

（二）文件的传阅顺序，应根据文件的阅知范围，从主要领导开始，领导传阅后再由各部室负责人传阅。每次阅文时间，无特殊情况最长不超过2天；

九、公文的借阅

（一）借阅文件，必须履行借阅手续；借阅的文件要妥善保管，遵守保密工作的有关规定；

（二）借阅文件用后要及时归还，注销登记。办公室要及时清查收退文件，防止文件长期保存在个人手中。

（三）对遗失文件的有关人员，要视情节处理，必要时申报上级主管部门严肃处理直至追究法律责任。

十、公文的归档及销毁

（一）文件的归档以本级为主，按时间、内容，分门别类登记、编号、归档。

     （二）文件要定期销毁，销毁文件时要登记、造册、备案，并由主管领导监销。